Processo DMAIC do Six Sigma - Fase Controlar - Planos de controlo e implementação

As quatro técnicas utilizadas nos planos de controlo do processo são:

• Normalização
• Documentação
• Plano de monitorização
• Plano de resposta

Normalização:
É necessário normalizar os passos do processo pretendido para que todos os responsáveis pela sua execução tenham o mesmo entendimento. A normalização desse processo ajuda a responder a perguntas como:

• Quais são os passos do processo?
• Quem executa estes passos do processo e quando?
• Onde encontrar instruções de trabalho mais detalhadas?

Documentação:
A documentação é necessária para institucionalizar e partilhar em toda a equipa a aprendizagem obtida com a melhoria, registando-a em procedimentos de trabalho adequados. Os processos reais tendem a evoluir de forma improvisada. Muitas vezes, cabe a cada pessoa decidir como realizar cada atividade, pelo que grande parte do conhecimento da organização reside apenas na mente dos responsáveis pela execução. Procedimento: sequência documentada de passos e outras instruções necessárias para realizar uma atividade de um processo.

Plano de monitorização:
Monitorização: ajuda a detetar alterações quando ocorrem no processo e a confirmar que as melhorias se mantêm, para continuar a cumprir os requisitos do cliente ao longo do tempo. Ao observar um processo, um plano de monitorização ajuda a definir:

• Medidas-chave do processo e dos seus resultados para a medição contínua do processo melhorado
• Quando serão recolhidos os dados e com que frequência
• Definir o método de recolha, registo e comunicação dos dados relativos às medidas

Plano de resposta:
O plano de resposta ajuda a identificar os passos a seguir quando se deteta uma alteração durante a monitorização do processo. Para cada medida incluída no plano de monitorização, o plano de resposta ajuda a definir:

• Que ações serão tomadas perante uma situação fora de controlo e em que prazo
• Quem atua com base nos dados de monitorização
• Onde encontrar procedimentos de diagnóstico e resolução de problemas

Os principais elementos de um plano de implementação em larga escala são:

• Objetivos claros
• Lições do piloto incorporadas
• Marcos de implementação
• Necessidades de recursos
• Estratégia de influência
• Orçamento de implementação
• Plano de controlo do processo
• Documentação do processo