Proceso DMAIC de Six Sigma - Fase Controlar - Planes de control e implementación

Las cuatro técnicas utilizadas en los planes de control del proceso son:

• Estandarización
• Documentación
• Plan de seguimiento
• Plan de respuesta

Estandarización:
Es necesario estandarizar los pasos del proceso deseado para que todas las personas responsables de ejecutarlo los entiendan de la misma manera. Estandarizar ese proceso ayuda a responder preguntas como:

• ¿Cuáles son los pasos del proceso?
• ¿Quién realiza estos pasos del proceso y cuándo?
• ¿Dónde pueden encontrarse instrucciones de trabajo más detalladas?

Documentación:
La documentación es necesaria para institucionalizar y compartir en todo el equipo lo aprendido mediante las mejoras, plasmándolo en procedimientos de trabajo adecuados. Los procesos reales suelen evolucionar de manera improvisada. A menudo se deja a cada persona decidir cómo realizar cada actividad, de modo que gran parte del conocimiento de la organización reside únicamente en la mente de quienes ejecutan el trabajo. Procedimiento: secuencia documentada de pasos y otras instrucciones necesarias para realizar una actividad de un proceso.

Plan de seguimiento:
Seguimiento: ayuda a detectar los cambios cuando se producen y a comprobar que las mejoras se mantienen, para poder cumplir los requisitos del cliente a lo largo del tiempo. Al observar un proceso, un plan de seguimiento ayuda a definir:

• Medidas clave del proceso y de sus resultados para seguir midiendo el proceso mejorado
• Cuándo se recopilarán los datos y con qué frecuencia
• Definir el método para recopilar, registrar y comunicar los datos de las medidas

Plan de respuesta:
El plan de respuesta ayuda a identificar qué hacer a continuación si se detecta un cambio durante el seguimiento del proceso. Para cada medida incluida en el plan de seguimiento, el plan de respuesta ayuda a definir:

• Qué acciones se tomarán cuando se produzca una situación fuera de control y en qué plazo
• Quién actúa a partir de los datos de seguimiento
• Dónde encontrar los procedimientos para diagnosticar y resolver problemas

Los elementos clave de un plan de implementación a escala completa son:

• Objetivos claros
• Lecciones de la prueba piloto incorporadas
• Hitos de implementación
• Necesidades de recursos
• Estrategia de influencia
• Presupuesto de implementación
• Plan de control del proceso
• Documentación del proceso